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中小企业应当采取的十大内部及外部保密措施

来源:未知  作者:admin
[摘要]
中小企业,尤其是科技型企业,应当根据相关信息的重要程度,实施适应的保密制度,防止秘密信息以各种途径外泄。 内部保密措施 企业的商业秘密必然要为企业的一部分雇员知悉,

???  中小企业,尤其是科技型企业,应当根据相关信息的重要程度,实施适应的保密制度,防止秘密信息以各种途径外泄。

  内部保密措施

  企业的商业秘密必然要为企业的一部分雇员知悉,因此,如何在企业与雇员之间建立保护商业秘密的制度,比企业与企业之间相互保护商业秘密更为重要。

  1.植入保密意识

  企业内部对商业秘密保护,主要是建立保密规章制度和与雇员签订保密协议,并尽可能限制商业秘密的知悉范围。在职工入厂时,即向其灌输保密观念,并针对不同部门,定期召开讨论会,了解哪些信息是新开发的,应纳入商业秘密,哪些项目是重点保护的使职工了解,哪些是本公司的重要知识产权,哪些是易被外界取得,以便在外人来产参观、询问或对外洽谈公务时保持高度警惕。必要时,要求员工宣读保密协议,让保密意识深化在其心中。

  2.分散接触

  尽量控制知悉商业秘密员工的人数,如因工作要接触的,也尽可能将商业秘密进行分散,化整为零,使得个人手上掌握的商业秘密只是不能独立发挥作用的局部,只有将每个人手上的商业秘密都集中起来,才能成为完整的、具有实用性的商业秘密,而且限制员工打听与自己工作无关的业务技术情况。

  3.保密区域

  将含有商业秘密的生产过程安排在特定的保密区内进行,采取措施阻断外来视线,将机器的保密部分用箱体封闭。对属于商业秘密的原材料,用密闭容器盛装,不标名称,用颜色或符号代表。

  4.专人保管

  确定专人使用含有商业秘密的计算机,全面记录计算机的使用情况;

  5.数据加密

  对有关数据和文件进行加密,防止电子盗窃行为。

  6.门卫接待控制

  除了应登记及佩带出入识别证外,通常要由被访者亲自将来访者带入公司,不允许来访者任意自由走动;接待部门设置电视屏幕监视系统,就入口及各主要通道,实行控制管理;接待人员配有无线电话,可随时作内外联络;有些公司要求来访者在接待柜台由快速摄像机当场拍照后将相片附在证上,精确度要求极高;有些公司甚至在来访者入内及结束离开时,检查来访者所携带的物品及文件资料;有些公司则以精密仪器或X光照射等高新技术方式检验。

  7.防盗系统

  8.监控和认证系统

  对各个不同部门也有全天侯电视或电眼监控系统,对于公司重要管制区域或重要机房重地,则以磁卡及密码双重操作方式,有卡无码或有码无卡的均不得入内,有时甚至以指纹、语言识别系统,来限定仅有高层人员或经手人员才有权进入。此外,企业内部设有完全电脑化机房,里面以高科技仪器及设备由专职人员每天监视整个公司,包括入口接待、咨讯中心、收发单位、管制区域及敏感地带、重要人员办公室、影印复制部门、重要机器设备、资料文件处理中心、档案室、库房、地下室、停车场等,都要进行仔细检查。

  9.信息管理措施

  外国许多企业对内部电脑系统设立侦测监视的方法,同时在电脑内设下管制,要进入特别系统应有识别代号及密码,并且密码每周或每月更换,对任何非经授权即想进入电脑的调查者,不但会拒绝并留下记录,而且可测出是由哪部电脑或终端机所进入以追查可疑者。对于企业内部使用的作业系统也作了预防措施,防止外人以网络连线方式将公司机密取走或加以复制、毁损。在应用软件开发方面,特别是像设计开发制定程序时,公司特别注意不将公司机密载入或储进某个人档案中造成泄漏,并避免在设计时被人动手脚。

  10.特殊记载措施

  公司内部的机密内容,一般记在纸上,形成机要文件。但如果职工利用工作之使,或第三人以不正当方法,取去影印,并再将原件放回原处,则公司很难短期内察觉商业秘密已被外泄,待发觉时,公司已是大势已去,更无从采取迅速的补救措施。为防患于未然,有些高技术公司即采用特殊用纸及墨水,使秘密文件无法用一般影印机复印,有些企业甚至用自创的特定语言(密码),记载文件内容,来避免被窃其商业秘密。

  11.离职交接

  在离职时,除应办理交接手续时,还告知应维护公的商业秘密或不得加以使用。有些企业还发函给职工跳槽的公司,给以礼貌性的警告,同时要求离职人员将自己持有的文件及储存于各种媒体的信息予以销毁,或返还给公司。

  12.促进劳资关系和谐

  公司制度(包括人事、福利制度等)不良,往往是职工不满或离职的主要原因,职工对公司不满,甚至离职而另创公司,更是企业秘密外泄或遭到无权使用的主要原因。因此,公司应当改善员工的福利待遇及人事升迁制度,促进劳资关系和谐。

  外部保密措施

  1.保密协议

  对外的保密主要体现在对外签署的相应合同上,其一,在商业秘密授权的情况下,授权人不仅应获得被授权人保密,并采取适当的保密措施的书面承诺,更应要求被授权人的各个受雇人签定保密合同,并事先议定商业秘密违约外泄,被授权人应支付的赔偿额。其二,在洽谈公司购并或技术授权的情况下,拟购并或可能被授权的一方,通常有机会派遣专家到他方的工厂或就其生产技术作进一步了解和评估。在此之前,双方的权利、义务应预先规定,以免后患。如交易失败,则一方如何主张其并未使用他方的商业秘密,因此仍可在相同技术领域继续竞争。另外,他方如何确保其技术秘密不因外泄而被擅用?这都需要在事先予以考虑并作出相应的约定与限制的。其三,在将商业秘密授权给他人之前,秘密所有人应谨慎拟定合同,详细界定该项秘密的范围及授权人应遵守的义务。

  2.披露信息审查

  对外比较容易透露商业秘密的还有对外宣传上,很可能在不经意之间商业秘密就被透露出去,我国在这方面吃的亏并不少,对于企业而言应当建立新闻发言制度,预先应当将相关宣传材料进行审查,确保商业秘密不被透露。 3.关注商业秘密出现的每个环节。

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